Консульська легалізація

1. Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
2. Метою консульської легалізації є забезпечення гарантії органам держави, де документ буде використовуватися, в тому, що документ є дійсним і оформлений відповідним чином.

Що таке офіційний документ, який можна легалізувати?

Офіційний документ – це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.

Хто та де здійснює консульську легалізацію?

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

Які документи приймає на легалізацію МЗС України?

Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію:

• оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписок із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";
• архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";
• оригінали: свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану;
• інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Чи є особливості легалізації певних документів?

Так, документи, які були видані органами реєстрації актів цивільного стану на території України після 1991 року і надалі використовуватимуться за кордоном, легалізуються у Міністерстві закордонних справ України в оригіналі після засвідчення у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтва, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні.

Документи видані на території СРСР, тобто до 1991 року, подаються в нотаріально засвідчених копіях до Міністерства юстиції України для підготовки до консульської легалізації, після чого вони легалізуються у Міністерстві закордонних справ України.

Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений. Тобто, якщо громадянин виїжджає на постійне місце проживання до Єгипту, то останньою печаткою на документі має бути печатка посольства Єгипту в Україні.

Для яких країн є дійсним легалізований документ?

Документ, який пройшов процедуру консульської легалізації, є дійсним лише для тієї держави, дипломатичним представництвом якої він і був засвідчений.

Іншим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостилю, запровадженого Гаазькою Конвенцією, така процедура можлива у тому разі, коли країна приєдналася до Конвенції.

Слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева, досить складна і вимагає значних затрат. Тому радимо звернутися до спеціалістів нашої компанії і доручити цю справу професіоналам.

• Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затверджена наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 та зареєстрована в Мін’юсті 26.06.2002 за № 535/6823.