Реєстрація представництва іноземної компанії в Україні: нові правила з вересня 2024
З 3 вересня 2024 року набрав чинності Закон України № 3257-IX від 14.07.2023, який кардинально змінив порядок реєстрації відокремлених підрозділів іноземних юридичних осіб в Україні.
Якщо ви шукаєте інформацію про реєстрацію представництва — перевіряйте дату публікації джерела: більшість матеріалів в мережі описують застарілу процедуру через Міністерство економіки, яка вже не діє.
Що змінилось принципово?
До вересня 2024 року представництва іноземних компаній реєструвались через Міністерство економіки України. Процедура займала до 20 робочих днів — а на практиці значно довше через затягування розгляду.
Закон № 3257-IX передав реєстраційні повноваження до державних реєстраторів Міністерства юстиції. Це означає більшу кількість місць, куди можна звернутись (в тому числі і до нотаріусів), і скорочення строку до 5 робочих днів.
Інформація про представництво тепер вноситься до Єдиного державного реєстру з присвоєнням ідентифікаційного коду — свідоцтво про реєстрацію більше не видається.
Представництво vs філія: в чому різниця?
Відповідно до статті 95 Цивільного кодексу України:
- Представництво — здійснює представництво і захист інтересів материнської компанії. Виконує допоміжні функції: пошук партнерів, маркетинг, переговори. Самостійно у комерційній діяльності, як правило, не бере участі, хоча це і не заборонено.
- Філія — здійснює всі або частину функцій материнської компанії. Створюється для безпосередньої діяльності на ринку України.
Представництво vs ТОВ: що обрати?
Якщо іноземна компанія не планує отримувати прибуток в Україні — представництво у непостійному статусі вигідніше: воно звільнене від податку на прибуток і отримує фінансування від материнської компанії без оподаткування.
Якщо мета — вести підприємницьку діяльність і отримувати доходи від українських клієнтів — можна розглянути реєстрацію ТОВ як альтернативу. Оподаткування постійного представництва і ТОВ однакове, але правове регулювання ТОВ значно детальніше описане в законодавстві, а судова та податкова практика — більш напрацьована. Постійні представництва частіше стикаються зі спірними ситуаціями при перевірках ДПС.
Постійне vs непостійне представництво: яка різниця?
Поділ умовний — він не обмежує строк діяльності, а визначає податковий статус.
- Непостійне (неприбуткове) — отримує фінансування виключно від материнської компанії для забезпечення діяльності. Береться на облік як неприбуткова організація. Звільнене від податку на прибуток.
- Постійне — здійснює підприємницьку діяльність і отримує дохід від реалізації товарів чи послуг. Береться на облік як платник податків на загальних умовах.
Особливості реєстрації відокремленого підрозділу іноземної юридичної особи в Україні
Після вересня 2024 року до стандартного пакету додались нові вимоги.
Перелік документів для реєстрації:
- Рішення материнської компанії про створення представництва/філії;
- Виписка з торгового (банківського) реєстру країни материнської компанії;
- Положення про відокремлений підрозділ або інший установчий документ; (нова вимога)
- Структура власності материнської компанії; (нова вимога)
- Документи та інформація про кінцевого бенефіціарного власника (КБВ); (нова вимога)
- Довіреність на здійснення представницьких функцій в Україні.
Усі іноземні документи мають бути: нотаріально засвідчені за місцем видачі, легалізовані (апостильовані) або засвідчені в консульських установах України (якщо міжнародними договорами не передбачено інше), перекладені українською мовою з нотаріальним засвідченням перекладу.
При цьому виписка з торгового (банківського, судового) реєстру має бути видана не раніше ніж за 1 місяць до дати подачі державному реєстратору.
Хто може подати документи на реєстрацію
Це одна з найважливіших практичних змін, яку часто не знають клієнти.
Відповідно до Закону № 3257-IX та роз'яснення Мін'юсту № 125957/8.4.3/32-24 від 11.09.2024, подати документи на первинну реєстрацію може виключно:
- адвокат, який здійснює адвокатську діяльність індивідуально (перевіряється через Єдиний реєстр адвокатів України)
- фізична особа-підприємець, основний КВЕД якого 69.10 «Діяльність у сфері права»
Адвокатські бюро, об'єднання та корпоративні юристи компанії-заявника — не підходять для первинної реєстрації.
Для подальших реєстраційних дій (зміни відомостей, ліквідація) це обмеження не діє — там може виступати будь-яка належним чином уповноважена особа.
Строки та офіційні платежі
Реєстраційні дії державним реєстратором — 5 робочих днів з моменту подання документів. Цей строк не включає час на підготовку і переклад документів.
Адміністративний збір за реєстрацію — 1 прожитковий мінімум для працездатних осіб (станом на 2026 рік — 3 328 грн).
Що робити якщо представництво вже зареєстроване до вересня 2024?
Представництва, зареєстровані до набрання чинності Законом, мають бути перенесені до ЄДР. Мін'юст здійснює таке перенесення — частково автоматично (після доопрацювання програмного забезпечення ЄДР, терміни якого досі не визначені), частково — за заявою самого представництва.
Якщо вашому представництву потрібно вчинити будь-яку реєстраційну дію (наприклад, змінити керівника), а відомості ще не перенесено до ЄДР — потрібно спочатку ініціювати перенесення самостійно, подавши заяву до Департаменту державної реєстрації Мін'юсту (форма № 11, наказ Мін'юсту від 18 листопада 2016 № 3268/5). Сплата збору при цьому не вимагається.
