Stop War

Representative office of a foreign company in Ukraine

Representative office of a foreign company in Ukraine registration with a corporate law specialist 

  • The shortest possible time frame
  • Free consultation
  • Guaranteed result
Ольга Казаневская
03.06.2020

Рекомендую! Очень профессионально работают, легко общаться, доброжелательные. Всё вып…

Виталий
02.06.2020

Хочу поблагодарить юридическую компанию ЮСТИКОН в лице юриста Марии Литвин за оказани…

Briefly on a representative office registration

1) A foreign company may register its representative office on the territory of Ukraine.

2) The purpose of the representative office of a foreign company is to represent the interests of the parent company in Ukraine.

3) A representative office of a foreign company does not have the status of a legal entity, so there is no need to form an authorized capital.

4) Representative offices of a foreign company are divided into:

  • carrying out entrepreneurial activity on the territory of Ukraine;
  • not carrying out entrepreneurial activity on the territory of Ukraine.

5) Within a period of up to 1 month, the Ministry of Economy of Ukraine carries out state registration of representative offices in Ukraine.

6) Documents must be submitted to the Ministry of Economy of Ukraine no later than 6 months from the date of their issue in the country of the parent company.

We have extensive experience in registering representative offices of foreign companies in Ukraine, we will help you to prepare all the necessary documents and submit them for you.

Contact us - consultation is free!

The cost of a foreign company representative office registration

Registration of representative office of a foreign company in Ukraine
  • Consultation
  • Preparation of a package of documents
  • Submission of a package of documents
  • Obtaining a registration certificate
  • Registration in the statistical authorities
  • Registration with the tax authorities
  • from 20 w.d. - 20000 uah
  • from 10 w.d. - be agreement
  • Print production
  • 700 uah
  • State payment
  • 2500 uah
  • Translation of documents
  • from 400 uah (depends on volume and language)
  • Legal address
  • from 4800 uah
Detailed consultation regarding the registration and operation of a representative office of a foreign company in Ukraine
  • Detailed consultation on the registration of a representative office
  • Assistance in choosing an approach for taxation
  • A road map for paying taxes and submitting reports to the STC
  • Practical advice on the documentation of the activities of the representative office
  • 3000 uah

Detailed on a representative office regestration

What is a "representative office of a foreign company"?

The representative office of a foreign company (firm) is an institution registered in Ukraine that represents the interests of its foreign parent company and is not an independent legal entity.

The representative office acts exclusively in the name and on behalf of its founder, who is indicated in the registration certificate. However, the representative office is obliged to conduct its activities in accordance with the norms of the legislation of Ukraine.

Can a representative office conduct economic activity?

Yes, a representative office can conduct economic activity. The legislation of Ukraine specifies that economic activity can be carried out both for the purpose of obtaining profit (entrepreneurial activity) and without such a goal (non-commercial activity). If the representative office plans to conduct business activities and receive income, it must be registered with the Tax Service as a permanent representative office.

What are the types of representative offices?

The following types of representative offices are distinguished:

  • permanent, carrying out business activities and receiving profit;
  • non-permanent, performing a representative function and receiving funds to support activities only from the parent company.

Such names of representative offices are conditional and do not limit the term of their activity on the territory of Ukraine.

Permanent representative offices are registered under general conditions and are taxpayers according to the chosen taxation system. Such representative offices can both receive funds from the parent company and receive funds from the sale of goods or services. In any case, the funds will be subject to taxation.

Non-permanent representative offices are recorded as non-profit. They are exempt from paying income tax, because they receive funds only from the parent company, which are directed to the life of the representative office and representative functions.

What are the advantages of representation before registering a legal entity?

If you do not plan to run a business, you should give preference to the registration of a representative office. This option will make it possible to receive funds from the parent company to support the activities of the representative office without the need to tax them.

In case, if it is necessary to conduct business activities, we recommend registering a limited liability company instead of a permanent representative office. LLCs and permanent representative offices are taxed in the same way, but registering a representative office is much longer and more expensive than registering an LLC. In addition, the legal norms relating to LLCs are much better described in the legislation.

Do foreign employees of the representative office need to issue work permits?

No, according to the legislation of Ukraine, it is not necessary to obtain a work permit for employees of the representative office. Instead, it is necessary to issue a service card at the Ministry of Economy of Ukraine for each foreign employee. The number of foreign employees is indicated in the certificate of registration of the representative office. As a rule, it is 3 people, but the number can be increased.

How can an employee of a representative office get a temporary residence permit?

Employees of representative offices are a separate category of foreigners for whom the Migration Service issues a temporary residence permit in Ukraine. The permit for employees of the representative office is issued for a period of 1 year, even if the service card is issued for a longer period. The main document, which is the basis for issuing a permit, is the certificate of registration of the representative office. You can read more about the list of documents on the page about issuing a temporary residence permit.

The order of a representative office registration

  1. Preparation from 2 w.d.
    • consultations
    • preparation of applications, protocols, orders
    • legalization of documents in the country of origin of the main company (apostille, consular legalization) if necessary
    • translation of necessary documents into Ukrainian and notarization
    • formation of a package of documents
    • payment of state duty and obtaining a certificate of payment
  2. Submission of documents to the Ministry of Economy of Ukraine 1 w.d.
  3. Obtaining documents from 10 w.d.
    • obtaining a certificate of registration of a representative office
  4. Obtaining additional documents from 10 w.d.
    • obtaining information from EDRPOU
    • making a seal
    • obtaining certificate 34-OPP (on registration as a taxpayer)
    • obtaining certificate 2-ESV (on registration as a single social contribution payer)

List of documents required to register a representative office of a foreign company in Ukraine

1. Application from a foreign company for registration of a representative office of a foreign company in Ukraine
Original
Issued in one copy
2. Bank statement on payment of state duty for registration of a representative office of a foreign company
Original
3. Documents confirming the registration of a foreign company (excerpt from the court, bank or tax register)
Original
Issued in two copies
4. Certificate from the bank where the account of the foreign company is opened, account numbers
Original
Issued in two copies
5. Power of attorney to perform representative functions on the territory of Ukraine in the name of the director of the representative office
Original
Issued in two copies
6. Power of attorney to perform representative functions on the territory of Ukraine in the name of our employees - lawyers
Original
Issued in one copy
7. Protocol on the creation of a representative office in Ukraine and the appointment of the director of the representative office
Original
Issued in one copy
8. Passport and taxpayer card of the director of the representative office
Copy
9. Lease agreement for the legal address of the representative office
Copy

FAQ

Do I need registration or accreditation of a representative office of a foreign company and where, if so?

So, in order to start the activity of a representative office, it is necessary to go through 2 stages of registration:

1. Registration with the Ministry of Economy of Ukraine - 20 working days, the result - obtaining a certificate of registration of the representative office. Our lawyers can speed up this stage and issue a certificate in 10 years.

2. Registration with state bodies at the location:

  • registration in the Unified State Register of Enterprises, Organizations of Ukraine (result - receipt of relevant documentary information)
  • registration with the tax authority (result - obtaining a certificate 34-OPP on registration)
  • registration with the pension authority (result - obtaining a 2-ESV certificate on registration as a payer of a single social contribution).
What state payment must be paid for opening a representative office of a foreign organization?
For registration of a representative office of a foreign company, a state fee is charged, which is one subsistence minimum for able-bodied persons, established on January 1 of the calendar year in which documents for registration of a representative office are submitted.

Questions and comments

Януш
Здравствуйте. Хочу войти на рынок Украины со своим бизнесом, а именно строительство, обслуживание и т.п бесконтактных автомоек. Не могу определиться с регистрацией. Подскажите пожалуйста как это лучше организовать, с чего начать. Спасибо
Justicon
Добрый день. Запрос комплексный, в рамках ответа на сайте нет возможности расписать всю информацию. Написали вам на почту.
Виталий
Добрый день! Нас интересует открытие представительства нашей словацкой компании в Украине. Хотели к вам обратиться для консультирования. По поводу документов необходимых для открытия. 1) Образец заявление от иностранной компании ( где необходимо его апостилировать?). 2) Реквизиты для оплаты пошлины? 3) Регистрация компании (где должен быть апостилирован документ?В МИДе, в суде?) 4) Справка из банка подписанная банковским служащим. Банковский служащий должен заверять свою подпись или мы просто заверяем выданную справку? 5) Образец доверенности на осуществление представительских функций на територии Украины. Где легализируется и апостилируется? 6) Образец доверенности на вашего представительства. Где легализируется и кем апостилируется? 7) Можете ли вы сообщите необходимо ли разрешение центрального банка Словакии на открытие счета за рубежом? 8) В компании я один директор и учредитель. Какой тогда нужен документ? Протокол или приказ? Где и кем он апостилируется? 9) Входить ли в их услугу юридический адрес представительства?
Justicon
Добрый день, Виталий. Отвечаю на ваши вопросы. Для регистрации представительства компании Словацкой Республики, документы, которые подаються необходимо апостилировать. В Украине например документы заверенные нотариусом и которые касаются реестра компаний апостилирует Министерство Юстиции. Реквизиты для оплаты государственной пошлины мы вам предоставим после подачи документов в Мин Экономики. Справка с банка, должна быть обязательно заверена так как написано на сайте "с нотариальным заверением подписи банковского служащего, который выдал справку ", просто заверить справку с банка будет недостаточно. Разрешение центрального банка не нужно. Решение о создании представительства может быть оформлено в соответствии с документооборотом компании, это может быть как приказ, так и протокол. Стоимость юридического адреса при необходимости оплачивается отдельно.
Елена
Добрый день! Я хочу войти на рынок Украины с косметикой из Иордании . Что мне для этого необходимо пакет документов и какова стоимость.
Justicon
Елена, добрый день. Спасибо за обращение. Отправил вам на почту коммерческое предложение по услуге регистрации представительства иностранной компании, в котором вы найдете список необходимых документов, стоимость и сроки. Также вы можете ознакомится с этой информацией у нас на сайте в разделе "Корпоративное право".
Dasha Derkach
Здравствуйте, какая цена будет, если сроки открытия представительства составляют 30 рабочих дней?
Justicon
Стоимость составит 4000$
Dasha Derkach
Здравствуйте, какая цена будет, если сроки открытия представительства составляют 30 рабочих дней?
Justicon
Стоимость составит 4000 $
Юрий
Добрый день. Иностранная компания (агенство по продажам недвижимости в Европе) планирует открыть представительство своей компании в Украине. Даст ли это представительству возможность свободного перевода денежных средств из Украины на счет головной компании через счет его представительства за продажу объектов недвижимости? По каким налоговым законам работает данное представительство? Спасибо.
Justicon
Добрый день, Юрий. Для начала Вам следует определится с статусом представительства. Оно может быть постоянным (ведущее хозяйственную деятельность) — согласно пп. 14.1.193 п. 14 ст. 14 НКУ или непостоянным (не ведет хозяйственную деятельность, а только выполняет вспомогательные функции — реклама, изучение рынка... — абз. 3 пп. 14.1.193 п. 14 ст. 14 НКУ). В случае продажи недвижимого имущества на территории Украины недвижимого имущества принадлежащего нерезиденту, в том числе имущество постоянного представительства, сумма дохода подлежит налогообложению по ставке 15 %. В случае продажи от имени постоянного представительства налогообложение происходит в общем порядке согласно п.п. 160.8 и 160.9 ст. 160 НК. Кроме вышеуказанных статей Налогового кодекса Украины существует разъяснение налоговой от 23.09.2013 г., согласно которого продажа имущества от имени нерезидента налогооблагается по ставке 15%, при этом выплату налогов должен осуществить резидент. В случае продажи имущества от имени постоянного представительства сумма прибылей нерезидента облагается налогом в соответствии с п.п. 160.8 и 160.9 ст. 160 НК на общих основаниях. Таким образом, постоянное представительство нерезидента или резидент Украины, приравненный с целью налогообложения к постоянному представительству нерезидента обязаны вести отдельный учет доходов и расходов нерезидента, полученных (начисленных) и понесенных (начисленных) в связи с деятельностью на территории Украины через такого резидента, и определять прибыль, полученную нерезидентом из источников в Украине, в соответствии с Порядком расчета налоговых обязательств по налогу на прибыль нерезидентов, осуществляющих деятельность на территории Украины через постоянное представительство.
Гость
Доброе время суток! Скажите пожалуйста, по какой причине требуется аж 5ть экземпляров Заявки от учредителя на регистрацию представительства иностранной компании в Украине? Заранее спасибо.
Justicon
Добрый день, 3 экз. мы отдаем в государственные органы, 2 остаются у нас до завершения процедуры регистрации. После завершения процедуры регистрации все оставшиеся документы мы отдаем обратно Вам.
iskristaja
Добрый вечер! Вопрос касается туризма. Большинство украинских фирм не аккредитованы в посольствах стран в Украине, а стало быть, не могут подавать заявки на визы от имени своих клиентов. Если зарубежная фирма имеет представительство в Украине, означает ли это, что она автоматически имеет аккредитацию (или может её получить без сложностей) и может взять на себя подачу заявок на визы? Спасибо.
Justicon
Добрый день. Зарубежная фирма, которая имеет представительство в Украине, автоматически не получает аккредитацию в посольствах стран в Украине.
Сергей Пасюра
Латвийская компания хочет открыть представительство в Украине. Импортировать одежду и продавать на территории Украины. Сможет ли представительство от лица компании осуществлять таможенные оформления и заниматься продажей продукции? Какие то преимущества у нее будут по сравнению с дочерним предприятием?
Justicon
Согласно Инструкции о порядке регистрации представительств иностранных субъектов хозяйственной деятельности в Украине, которая утверждена приказом Министерства внешних экономических связей и торговли Украины № 30 от 18.01.1996 года представительства иностранных компаний разделяются на таких, которые: 1)осуществляют предпринимательскую деятельность на территории Украины; 2)не осуществляют предпринимательскую деятельность на территории Украины. В случае регистрации представительства для осуществления предпринимательской деятельности на территории Украины, последнее сможет осуществлять таможенное оформление и продажу продукции, но для этого оно должно стать на учет в налоговых органах по месту своего нахождения в порядке, установленном центральным налоговым органом Украины, и приобрести статус постоянного представительства. Преимуществом регистрации именно представительства, а не дочернего предприятия есть таможенные льготы, предусмотренные ст. 298 Таможенного кодекса Украины, где отмечено, что товары, которые не подлежат отчуждению на территории Украины и предназначенные для служебного пользования представительств иностранных фирм, декларируются таможенным органом сроком до трех лет с момента аккредитации этих представительств под обязательства об обратном вывозе.